Chính sách xử lý dữ liệu cá nhân

 CHÍNH SÁCH XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
PERSONAL DATA PROCESSING POLICY
(Hiệu lực kể từ ngày 01/7/2023)
(Effective from July 01, 2023)

Công ty TNHH Rohto-Mentholatum (Việt Nam) (sau đây được gọi là “Rohto Việt Nam” hoặc "Công Ty") luôn tôn trọng quyền riêng tư và cố gắng bảo vệ dữ liệu cá nhân của các nhà cung cấp, đối tác và khách hàng (sau đây được gọi là "Quý Khách") và Bên Thứ Ba (như định nghĩa bên dưới) theo quy định của Công ty và của pháp luật Việt Nam. Rohto Việt Nam đảm bảo thực hiện Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân của Quý khách và Bên Thứ Ba (nếu có) phù hợp với quy định của pháp luật, bao gồm cả Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2023 về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế Nghị định này tại từng thời điểm.
Rohto-Mentholatum (Vietnam) Co., Ltd. (hereinafter referred to as “Rohto Vietnam” or the “Company”) always respects the privacy and strives to protect the personal data of the suppliers, partners and customers (hereinafter referred to as the “Customer”) and the Third Party (as defined below) in accordance with the Company’s regulations and Vietnamese laws. Rohto Vietnam ensures that the Personal Data Processing of the Customer and the Third Party (if any) is carried out in accordance with the provisions of law, including Decree No. 13/2023/ND-CP dated April 17, 2023 on personal data protection and its amendments, replacements from time to time.

Bằng việc xác lập các thỏa thuận và/hoặc cho phép Rohto Việt Nam sử dụng thông tin cá nhân, xử lý dữ liệu cá nhân của Quý Khách và Bên Thứ Ba, Quý Khách và Bên Thứ Ba chấp nhận toàn bộ các quy định được đề cập tại chính sách này (sau đây được gọi là “Chính Sách”). Chính Sách này cũng đồng thời là thông báo xử lý dữ liệu cá nhân được gửi đến Quý Khách và Bên Thứ Ba là Chủ Thể Dữ Liệu (như định nghĩa bên dưới) trước khi tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu.
By establishing agreements and/or permitting Rohto Vietnam to use and process personal data of the Customer and the Third Party, the Customer and the Third Party accept all the provisions referred to in this policy (hereinafter referred to as the “Policy”). This Policy is also served as the notification of processing of personal data sent to the Customer and the Third Party both of whom are considerred as the Data Subject (as defined below) prior to the processing of the personal data of the Data Subject.

ĐIỀU 1. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG CHÍNH SÁCH
ARTICLE 1.SUBJECTS OF APPLICATION OF THE POLICY

Chính Sách này áp dụng cho toàn bộ Quý Khách và Bên Thứ Ba đồng ý cung cấp dữ liệu cá nhân của mình cho Rohto Việt Nam.
This Policy applies to all the Customer and the Third Party who agree to provide their personal data toRohto Vietnam.

ĐIỀU 2. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
ARTICLE 2.INTERPRETATION OF TERMS

2.1. Dữ liệu cá nhân là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể. Dữ liệu cá nhân theo quy định tại Chính Sách này bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm được quy định cụ thể tại Điều 3 Chính Sách này.
Personal data refers to electronic information in the form of symbols, letters, numbers, images, sounds, or equivalences associated with an individual or used to identify an individual. The personal data includes general personal data and sensitive personal data. Personal data as defined in this Policy includes general personal data and sensitive personal data as specifically defined in Article 3 herein.

2.2. Xử lý dữ liệu cá nhân là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới dữ liệu cá nhân, như: thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, sử dụng, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan.
Personal data processing refers to one or multiple activities that impact on personal data, including: collection, recording, analysis, confirmation, storage, rectification, disclosure, combination, access, traceability, retrieval, encryption, decryption, copying, sharing, transmission, provision, transfer, deletion, destruction or other relevant activities.

2.3. Bên Thứ Ba bao gồm nhưng không giới hạn bên thụ hưởng, người được ủy quyền, đối tác, bên bảo đảm, người liên hệ trong các trường hợp khẩn cấp, người đại diện theo pháp luật, kế toán trưởng, đầu mối liên hệ, cổ đông hoặc cá nhân khác có liên quan đến Quý Khách.
The Third Party include but are not limited to beneficiaries, authorized persons, partners, guarantors, emergency contacts, legal representatives, chief accountants, contact points, shareholders or other individuals related to the Customer.

2.4. Chủ Thể Dữ Liệu là cá nhân được dữ liệu cá nhân phản ánh. Khi Quý Khách và Bên Thứ Ba cung cấp dữ liệu cá nhân của mình cho Rohto Việt Nam thì Quý Khách và Bên Thứ Ba được xem là Chủ Thể Dữ Liệu.
Data Subject refers to an individual to whom the data relates. In case the Customer and the Third Party provide their personal data to Rohto Vietnam, the Customer and the Third Party shall be considered as the Data Subject.

ĐIỀU 3. LOẠI DỮ LIỆU CÁ NHÂN ĐƯỢC XỬ LÝ
ARTICLE 3. TYPE OF PERSONAL DATA TO BE PROCESSED

Rohto Việt Nam cam kết chỉ thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân đã được Chủ Thể Dữ Liệu đồng ý cung cấp và cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình, bao gồm một phần hoặc toàn bộ các dữ liệu cá nhân sau đây:
Rohto Vietnam commits to only collect and process personal data that has been consented to be provided and to be processed by the Data Subject, including part or all of the following personal data:

• Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có);
  Last name, middle name and first name, other names (if any);
• Ngày, tháng, năm sinh;
  Date of birth and year of birth;
• Giới tính;
  Gender;
• Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ;
  Place of birth, registered place of birth; place of permanent residence; place of temporary residence; current place of residence; hometown; contact address;
• Quốc tịch; dân tộc;
  Nationality; ethnic;
• Hình ảnh cá nhân;
  Personal image;
• Số chứng minh nhân dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số mã số thuế cá nhân, số bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế;
  ID Card number, personal identification number, passport number, taxpayer identification number, social security number and health insurance card number;
• Số điện thoại, email liên lạc;
  Phone number; email address;
• Thông tin về tình trạng sức khoẻ làm việc;
  Information on working heath condition;
• Các thông tin khác được hàm chứa trong bất kỳ tài liệu, hồ sơ nào của Rohto Việt Nam và các dữ liệu cần thiết khác liên quan giữa Qúy Khách với Rohto Việt Nam phù hợp với quy định pháp luật tại từng thời điểm.
  Other information contained in any documents, records of Rohto Vietnam and other necessary data related between the Customer and Rohto Vietnam in accordance with legal regulations from time to time.

ĐIỀU 4. MỤC ĐÍCH XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
ARTICLE 4. PURPOSES OF PROCESSING PERSONAL DATA

Dữ liệu cá nhân có thể được xử lý cho một hoặc nhiều mục đích sau đây hoặc mục đích hợp pháp khác theo thỏa thuận giữa Chủ Thể Dữ Liệu và Rohto Việt Nam phát sinh tại từng thời điểm:
Personal data may be processed for one or more of the following purposes or other lawful purposes according to the agreement between the Data Subject and Rohto Vietnam arising from time to time:

• để định danh, xác thực và kiểm tra thông tin Chủ Thể Dữ Liệu;
  to identify, authenticate and verify information of the Data Subject;
• để thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng, thỏa thuận giữa Rohto Việt Nam và Chủ Thể Dữ Liệu;
  to perform contractual obligations and agreements between Rohto Vietnam and the Data Subject;
• để duy trì liên lạc, hỗ trợ trong việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giải đáp thắc mắc liên quan đến hàng hóa/dịch vụ của Công Ty; và giải quyết các yêu cầu tra soát, khiếu nại của Chủ Thể Dữ Liệu;
  to maintain contact and support in providing products, goods and services; answer questions related to the Company’s goods/services; and resolve requests for verification and complaints from the Data Subject;
• để khảo sát thị trường, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, thống kê và phân tích thông tin khách hàng, thói quen tiêu dùng để hỗ trợ việc vận hành và kinh doanh của Công Ty;
  to conduct market surveys, research and develop new products, collect statistics and analyze customer information and consumption habits to support the Company’s operations and business;
• để đánh giá để cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm;
  to evaluate and improve product quality;
• để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công Ty cũng như của Chủ Thể Dữ Liệu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật;
  to exercise the rights and obligations of the Company as well as the Data Subject with competent state agencies in accordance with the law;
• để thực hiện các hoạt động nhằm mục đích giới thiệu, quảng cáo, truyền thông về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; các chương trình khuyến mại, ưu đãi, chăm sóc khách hàng,...
  to carry out activities for the purpose of introducing, advertising and communicating about products, goods and services; promotions, incentives, customer care programs, etc;
• để phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý những hoạt động vi phạm chính sách, quy định của Rohto Việt Nam và/hoặc vi phạm quy định pháp luật Việt Nam;
  to detect, prevent, investigate and handle activities that violate the policies and regulations of Rohto Vietnam and/or violate Vietnamese laws;
• để chia sẻ, truyền, đưa dữ liệu các nhân cho các bên liên quan khác (cho việc thực hiện các mục đích nêu trên và các mục đích phù hợp khác), bao gồm nhưng không giới hạn: công ty khác cùng thuộc Rohto toàn cầu; các đối tác, đại lý, nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ, nhà thầu, bên tư vấn của Rohto Việt Nam v.v. hoặc theo yêu cầu của các đơn vị, cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
  to share, transmit, and provide personal data to other relevant parties (for the purposes stated above and other appropriate purposes), including but not limited to: other companies belonging to Rohto Global; partners, agents, suppliers of goods/services, contractors, consultants of Rohto Vietnam, etc. or at the request of competent state agencies and units;
• để phục vụ các mục đích khác theo quy định pháp luật mà Rohto cho là phù hợp tại từng thời điểm.
  to serve other purposes according to the law that Rohto deems appropriate from time to time.

ĐIỀU 5. TỔ CHỨC, CÁ NHÂN THAM GIA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
ARTICLE 5. ORGANIZATIONS, INDIVIDUALS PARTICIPATING IN THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

5.1. Tùy thuộc vào vai trò của Rohto Việt Nam trong từng tình huống cụ thể, là (i) Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân; (ii) Bên Xử lý dữ liệu cá nhân; hoặc (iii) Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, Rohto Việt Nam sẽ thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm tương ứng theo quy định của pháp luật hiện hành. Quý Khách trước khi cung cấp dữ liệu cá nhân của Bên Thứ Ba cho Rohto Việt Nam, Quý Khách đã thông báo về vai trò tương ứng của Rohto Việt Nam trong từng tình huống cụ thể cho Bên Thứ Ba.
Depending on Rohto Vietnam’s role in each specific situation which is (i) the Personal Data Controller; (ii) the Personal Data Processor; or (iii) the Personal Data Controller cum Processor, Rohto Vietnam will exercise the corresponding rights and responsibilities in accordance with the provisions of applicable law. Before providing the personal data of the Third Party to Rohto Vietnam, the Customer shall inform to the Third Party of the respective role of Rohto Vietnam in each specific situation.

5.2. Trong phạm vi pháp luật cho phép, Chủ Thể Dữ Liệu hiểu rõ rằng Rohto Việt Nam có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân nhằm các mục đích được đề cập tại Điều 4 với các tổ chức, cá nhân dưới đây:
To the extent permitted by law, the Data Subject clearly understands that Rohto Vietnam may share personal data for the purposes mentioned in Article 4 with the following organizations and individuals:

1. các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho Rohto Việt Nam, bao gồm và không giới hạn ở các dịch vụ công nghệ thông tin, các dịch vụ marketing, khảo sát thị trường, các dịch vụ đào tạo, dịch vụ pháp lý, dịch vụ kiểm toán, dịch vụ vận chuyển;
   The suppliers of products and services to Rohto Vietnam, including but not limited to information technology services, marketing services, market research, training services, legal services, auditing services, and transportation services;
2. bên kiểm toán, bên tư vấn, luật sư của Rohto Việt Nam;
   The auditors, consultants, lawyers of Rohto Vietnam;
3. nhân viên, người lao động của Rohto Việt Nam; 
   workers, employees of Rohto Vietnam;
4. công ty mẹ, các công ty khác thuộc hệ thống Rohto toàn cầu;
   parent company, other companies of the Rohto global system;
5. bất kỳ cá nhân có liên quan đến việc thực thi hoặc duy trì bất kỳ quyền hoặc nghĩa vụ nào theo (các) thỏa thuận giữa Chủ Thể Dữ Liệu với Rohto Việt Nam;
   any individual involved in the enforcement or maintenance of any rights or obligations under the agreement(s) between the Data Subject and Rohto Vietnam;
6. các bên cung cấp nguyên liệu, sản phẩm, dịch vụ cho Rohto Việt Nam mà việc chia sẻ, tiết lộ dữ liệu cho họ là cần thiết để Rohto Việt Nam có thể thực hiện các nghĩa vụ của mình đối với Chủ Thể Dữ Liệu;
   parties providing raw materials, products, services to Rohto Vietnam whose sharing, disclosure of data is necessary for Rohto Vietnam to be able to perform its obligations to the Data Subject;
7. cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
   competent state agencies;
8. bất kỳ cá nhân, cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan quản lý hoặc đơn vị thứ ba mà Rohto Việt Nam được phép hoặc bắt buộc phải tiết lộ theo quy định pháp luật của bất kỳ quốc gia, hoặc theo bất kỳ hợp đồng hoặc cam kết nào khác giữa đơn vị thứ ba và Rohto Việt Nam;
   any individual, competent agency or management agency or third units to whom Rohto Vietnam is permitted or required to disclose under the laws of any country, or under any contract or other commitments between the third units and Rohto Vietnam;
9. cá nhân/ tổ chức được Rohto Việt Nam ủy quyền;
   individuals/organizations authorized by Rohto Vietnam;
10. các bên được Chủ Thể Dữ Liệu đồng ý hoặc Rohto Việt Nam có cơ sở pháp lý để chia sẻ dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu.
    parties with the consent of the Data Subject or Rohto Vietnam has a legal basis to share the personal data of the Data Subject.

5.3. Ngoài các trường hợp tại Điều 5.2 trên, Rohto Việt Nam sẽ không chia sẻ dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu cho bất kỳ bên nào khác trừ khi:
In addition to the cases in Article 5.2 above, Rohto Vietnam shall not share the personal data of the Data Subject with any other party unless:

• có sự đồng ý của Chủ Thể Dữ Liệu;
  with the consent of the Data Subject;
• Rohto Việt Nam được yêu cầu hoặc được phép tiết lộ theo quy định pháp luật.
  Rohto Vietnam is required or permitted to disclose in accordance with the provisions of law.

5.4. Bất kể các quy định trong Chính Sách này, nếu chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, Rohto Việt Nam sẽ yêu cầu bên tiếp nhận đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân được chuyển giao cho họ sẽ bảo mật, an toàn và phù hợp với mục đích đã được Chủ Thể Dữ Liệu đồng ý. Rohto Việt Nam đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định liên quan đến việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.
Notwithstanding the provisions of this Policy, if the personal data is transferred abroad, Rohto Vietnam shall require the recipient to ensure that the personal data transferred to them shall be confidential, secure and suitable for the purposes agreed by the Data Subject. Rohto Vietnam ensures compliance with legal and regulatory obligations related to the transfer of personal data abroad.

ĐIỀU 6. BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN VÀ HẬU QUẢ, THIỆT HẠI KHÔNG MONG MUỐN CÓ KHẢ NĂNG XẢY RA
ARTICLE 6. PROTECTION OF PERSONAL DATA AND POSSIBLE CONSEQUENCES AND UNEXPECTED DAMAGES

Hiểu được tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, Rohto Việt Nam sẽ thường xuyên xem xét và cập nhật các biện pháp quản lý và kỹ thuật khi xử lý dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu. Dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu do Rohto Việt Nam lưu trữ sẽ được bảo mật. Rohto Việt Nam sẽ thực hiện các biện pháp hợp lý để bảo vệ dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu và áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt, đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
Understanding the importance of protecting personal data, Rohto Vietnam shall regularly review and update management and technical measures when processing personal data of the Data Subjects. Personal data of Data Subjects stored by Rohto Vietnam shall be kept confidential. Rohto Vietnam shall take reasonable measures to protect personal data of Data Subjects and apply strict security standards, ensuring compliance with current legal regulations.

Tuy nhiên, không một dữ liệu nào có thể được bảo mật hoàn toàn. Do vậy, Rohto Viêt Nam không thể cam kết bảo mật một cách tuyệt đối dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc phát hiện hành vi vi phạm đối với dữ liệu cá nhân (như sự mất mát, phá hủy hoặc thiệt hại do sự cố, sử dụng các biện pháp kỹ thuật, sự kiện bất khả kháng, những lỗ hổng từ hệ thống kiểm soát, xử lý dữ liệu, những sai phạm từ bên thứ ba). Rohto Việt Nam sẽ tiến hành thông báo sự cố/hành vi vi phạm đến các bên liên quan trong thời hạn quy định của pháp luật và Rohto Việt Nam sẽ nỗ lực khắc phục, ngăn chặn hậu quả, thiệt hại xảy ra trong quá trình xử lý dữ liệu của Chủ Thể Dữ Liệu ở mức tối thiểu trong khả năng của Rohto Việt Nam.
However, no data can be completely secured. Therefore, Rohto Vietnam cannot commit to absolute confidentiality of the personal data of the Data Subject in the event of an incident or detection of a violation of personal data (such as loss, destruction or damage due to an incident, use of technical measures, force majeure events, vulnerabilities from data control and processing systems, violations from third parties). Rohto Vietnam shall notify the incident/violation to the relevant parties within the time limit prescribed by law and make efforts to remedy and prevent the consequences and damages that occur in the process of the data of the Data Subject to the minimum extent within the ability of Rohto Vietnam.

ĐIỀU 7. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU
ARTICLE 7. DATA SUBJECT’S RIGHTS AND OBLIGATIONS

7.1. Chủ Thể Dữ Liệu có các quyền sau đây:
The Data Subject has the following rights:

1. Quyền được biết;
   Right to be informed;
2. Quyền đồng ý;
   Right to give consent;
3. Quyền truy cập;
   Right to access personal data;
4. Quyền rút lại sự đồng ý;
   Right to withdraw consent;
5. Quyền yêu cầu xóa dữ liệu;
   Right to delete personal data;
6. Quyền hạn chế xử lý dữ liệu;
   Right to obtain restriction on processing;
7. Quyền cung cấp dữ liệu;
   Right to request obtaining personal data;
8. Quyền phản đối xử lý dữ liệu;
   Right to object to processing;
9. Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện;
   Right to file complaints, denunciations and lawsuits;
10. Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại;
    Right to claim damage;
11. Quyền tự bảo vệ và các quyền có liên quan khác theo quy định của pháp luật.
    Right to self-protection and other rights in accordance with the laws.

7.2. Vào từng thời điểm, bằng ý chí của mình, bao gồm nhưng không giới hạn khi Chủ Thể Dữ Liệu nhận thấy bất kỳ Dữ Liệu Cá Nhân đã cung cấp bị hết hạn, cũ hoặc không còn chính xác, hoặc đề nghị điều chỉnh bất kỳ nội dung nào có liên quan đến dữ liệu cá nhân đã được cung cấp trước đó trong quá trình giao kết các thỏa thuận giữa Chủ Thể Dữ Liệu với Rohto Việt Nam, theo đó Chủ Thể Dữ Liệu thông báo Rohto Việt Nam theo thông tin liên lạc tại Điều 8 Chính Sách để được cập nhật hoặc sửa chữa hoặc điều chỉnh những thông tin, nội dung đó.
As from time to time, in its sole discretion, including but not limited to when the Data Subject is aware that any Personal Data provided is expired, outdated or inaccurate, or requests any amendments for any contents relating to personal data previously provided in the course of entering into agreements between the Data Subject with Rohto Vietnam, whereby the Data Subject notifies Rohto Vietnam according to the contact in Article 8 herein to update or amend such information and content.

7.3. Nghĩa vụ của Chủ Thể Dữ Liệu:
The Data Subject has the following obligations:

1. Tuân thủ các quy định của pháp luật, Chính Sách này và các quy định, hướng dẫn của Rohto Việt Nam liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu;
   Comply with the provisions of law, this Policy and Rohto Vietnam’s regulations and instructions regarding the processing of Data Subjects’ personal data;
2. Phối hợp với Rohto Việt Nam, cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc bên thứ ba trong trường hợp phát sinh các vấn đề ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu;
   Coordinate with Rohto Vietnam, competent state agencies or third parties in case of issues affecting the Data Subject’s personal data;
3. Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
   Other obligations as prescribed by law.

ĐIỀU 8. SỰ ĐỒNG Ý CỦA CHỦ THỂ DỮ LIỆU VÀ CUNG CẤP DỮ LIỆU CÁ NHÂN
ARTICLE 8. DATA SUBJECT’S CONSENT AND PERSONAL DATA PROVISION

8.1. Rohto Việt Nam chỉ thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu sau khi thỏa mãn các điều kiện sau:
Rohto Vietnam shall collect and process the Data Subject’s personal data only when the following conditions are satisfied:

1. Sự đồng ý của Chủ Thể Dữ Liệu phải được thể hiện rõ ràng, cụ thể, thể hiện thông qua việc chấp nhận giao kết theo thỏa thuận có tham chiếu Chính Sách này của Quý Khách với Rohto Việt Nam, hoặc thể hiện sự đồng ý rõ ràng bằng văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.
   The consent of the Data Subject shall be expressed in a clear and specific manner, by the acceptance to enter into an agreement with reference to the Policy between the Customer and Rohto Vietnam, or such consent shall be expressed in a clear manner in writing or other forms of equivalent legal validity.
2. Trong trường hợp Bên Thứ Ba là Chủ Thể Dữ Liệu, Quý Khách đã thông báo về Chính Sách này cho Bên Thứ Ba đó và đã có được sự đồng ý của Bên Thứ Ba cho việc xử lý dữ liệu cá nhân của Rohto Việt Nam.
   In the event that the Third Party plays a role as a Data Subject, the Customer have notified such Third Party of this Policy and have obtained the Third Party’s consent for the processing of personal data performed by Rohto Vietnam.

8.2. Bất kể quy định tại Điều này, Rohto Việt Nam được quyền xử lý dữ liệu cá nhân mà không cần sự đồng ý của Chủ Thể Dữ Liệu trong các trường hợp sau:
Notwithstanding the provisions of this Article, Rohto Vietnam is entitled to process personal data without the consent of the Data Subject in the following cases:

1. Trong trường hợp khẩn cấp, cần xử lý ngay dữ liệu cá nhân có liên quan để bảo vệ tính mạng, sức khỏe của Chủ Thể Dữ Liệu hoặc người khác;
   The personal data shall be processed to protect the life and health of the Data Subject or others in an emergency situation;
2. Công khai dữ liệu cá nhân theo quy định của luật;
   Disclosure of personal data in accordance with the law;
3. Để thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng của Chủ Thể Dữ Liệu với Rohto Việt Nam theo quy định của luật.
   The personal data shall be processed to fulfill obligations under contracts between the Data Subject and Rohto Vietnam as prescribed by law.

ĐIỀU 9. THỜI GIAN BẮT ĐẦU, THỜI GIAN KẾT THÚC XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
ARTICLE 9. STARTING AND ENDING TIME OF PERSONAL DATA PROCESSING

9.1. Dữ liệu cá nhân được xử lý kể từ thời điểm Rohto Việt Nam nhận được dữ liệu cá nhân do Chủ Thể Dữ Liệu cung cấp và Rohto Việt Nam đã có cơ sở pháp lý phù hợp để xử lý dữ liệu theo quy định pháp luật.
Personal data is processed as from the point of time Rohto Vietnam receives the personal data provided by the Data Subject and Rohto Vietnam has an appropriate legal basis to process the data in accordance with the laws.

9.2. Trong phạm vi pháp luật cho phép, dữ liệu cá nhân sẽ được xử lý cho đến khi các mục đích xử lý dữ liệu đã được hoàn thành.
To the extent permitted by law, personal data shall be processed until the purposes for which the data is processed have been fulfilled.

9.3. Rohto Việt Nam có thể phải lưu trữ dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu ngay cả khi hợp đồng giữa Chủ Thể Dữ Liệu và Rohto Việt Nam đã chấm dứt để thực hiện các nghĩa vụ pháp lý của Rohto Việt Nam theo quy định pháp luật và/hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Rohto Vietnam may be required to store the Data Subject’s personal data even if the contract between the Data Subject and Rohto Vietnam has ended in order to fulfill Rohto Vietnam’s legal obligations under the law and/or requirements of competent authorities.

ĐIỀU 10.CÁCH THỨC XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
ARTICLE 10.METHOD OF PROCESSING PERSONAL DATA

10.1. Tùy vào mục đích xử lý dữ liệu cá nhân quy định tại Điều 4 của Chính Sách này được áp dụng đối với loại dữ liệu cá nhân cụ thể, các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân sẽ được Rohto Việt Nam thực hiện theo cách thức tự động (hình thức xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện bằng phương tiện điện tử) và/hoặc cách thức không tự động và/hoặc các cách thức khác mà Rohto Việt Nam cho là phù hợp nhằm đạt được mục đích xử lý dữ liệu cá nhân đã được quy định tại Chính Sách này.
Subject to the purpose of processing personal data as specified in Article 4 herein that is applicable to the specific type of personal data, the activities of personal data processing shall be carried out by Rohto Vietnam in an automated method (a form of personal data processing performed byelectronic devices) and/or non-automated methods and/or other methods that Rohto Vietnam considers appropriate to achieve the purposes of processing personal data as specified in this Policy.

10.2. Rohto Việt Nam sẽ tiến hành các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân bằng các cách thức được mô tả tương ứng với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân đó như sau:
Rohto Vietnam shall carry out personal data processing activities in the methods as described respectively in such personal data processing activities as follows:

1. Đối với hoạt động thu thập dữ liệu cá nhân:
   As for the collection activities of personal data:
   
   
   • Rohto Việt Nam có thể thu thập dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu một cách trực tiếp hoặc gián tiếp trong quá trình tiếp thị, hợp tác, cung cấp, sử dụng sản phẩm, dịch vụ của Rohto Việt Nam cũng như trong quá trình mà Chủ Thể Dữ Liệu cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho Rohto Việt Nam. Việc thu thập dữ liệu cá nhân được thực hiện thông qua hình thức tương tác, giao tiếp, làm việc, truy cập, sử dụng các kênh, nền tảng, ứng dụng của Rohto Việt Nam; thu thập dữ liệu cá nhân thông qua các trang tin điện tử, website, hệ thống giao dịch trực tuyến của Rohto Việt Nam khi Quý Khách truy cập và cung cấp dữ liệu cá nhân trên các trang tin điện tử, website, hệ thống giao dịch trực tuyến của Rohto Việt Nam hoặc bằng việc sử dụng bất kỳ tính năng, tài nguyên nào có sẵn trên/thông qua trang tin điện tử, website, hệ thống giao dịch trực tuyến đó.
     Rohto Vietnam may collect personal data of Data Subjects directly or indirectly during the marketing, cooperation, provision, and use of Rohto Vietnam’s products and services as well as in the process by which the Data Subject provides products and services to Rohto Vietnam. Personal data collection is performed through interactions, communication, work, access, and use of channels, platforms, and applications of Rohto Vietnam; collect personal data through electronic news sites, websites, and online transaction systems of Rohto Vietnam when the Customer access and provide personal data on electronic news sites, websites, and online transaction systems of Rohto Vietnam or by using any features and resources available on/through that website, or online transaction system.
   • Rohto Việt Nam có thể thu thập dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu thông qua trao đổi, liên lạc bằng điện thoại, thư điện tử hoặc bất kỳ hình thức, phương tiện nào khác. Tùy từng thời điểm, Rohto Việt Nam có thể thu nhập dữ liệu cá nhân thông qua các cuộc khảo sát, điều tra mà Rohto Việt Nam tổ tiến hành dành cho Quý Khách hoặc do một đơn vị khác tiến hành mà Rohto Việt Nam có được. 
     Rohto Vietnam may collect personal data of the Data Subject through exchange, contact by phone, email or any other forms or means. As From time to time, Rohto Vietnam may collect personal data through surveys and investigations that Rohto Vietnam conducts for the Customer or that is conducted by another unit from which Rohto Vietnam obtains.
   • Rohto Việt Nam thu nhập dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu được chia sẻ từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
     Rohto Vietnam collects personal data of the Data Subject shared from competent authorities in accordance with the laws.
   • Roho Việt Nam thu nhập dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu từ các đơn vị thứ ba khác được phép xử lý dữ liệu cá nhân và được đồng ý bởi Chủ Thể Dữ Liệu về việc cung cấp dữ liệu cá nhân cho Rohto Việt Nam. Các đơn vị thứ ba là các tổ chức, cá nhân ngoài Rohto Việt Nam, bên xử lý dữ liệu cá nhân nhưng được phép xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm nhưng không giới hạn đến cá nhân có liên quan đến Rohto Việt Nam, nhà cung cấp, bên cung cấp dịch vụ, đối tác, bên liên kết hoặc các đơn vị thứ ba có liên quan đến hoạt động của Rohto Việt Nam.
     Roho Vietnam obtains the Data Subject’s personal data from other third units that are authorized to process the personal data and that have agreed by the Data Subject to the provision of personal data to Rohto Vietnam. Third units are organizations and individuals who are not Rohto Vietnam, and the personal data processor but are authorized to process personal data, including but not limited to individuals related to Rohto Vietnam, suppliers, service providers, partners, affiliates or third units related to Rohto Vietnam’s operations.
   • Rohto Việt Nam thu nhập từ những nguồn khác mà Chủ Thể Dữ Liệu đồng ý việc chia sẻ/cung cấp dữ liệu cá nhân, cho phép xử lý dữ liệu cá nhân, hoặc những nguồn mà việc thu thập được pháp luật yêu cầu hoặc cho phép.
     Rohto Vietnam receives income from other sources where the Data Subject agrees to the sharing/provision of personal data, allows the processing of personal data, or where the collection is required or permitted by law.
2. Đối với hoạt động lưu trữ dữ liệu cá nhân:
   As for the storage activities of personal data:
   
   
   • Rohto Việt Nam lưu trữ dữ liệu cá nhân theo hình thức phù hợp với hoạt động của Rohto Việt Nam và có biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.
     Rohto Vietnam shall store personal data in a form in line with to Rohto Vietnam’s operations and shall build up measures to protect personal data in accordance with the laws.
   • Dữ liệu cá nhân được lưu trữ tại hệ thống cơ sở dữ liệu thuộc sở hữu của Rohto Việt Nam được đặt trong phạm vi lãnh thổ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trong trường hợp nếu dữ liệu cá nhân được lưu trữ tại nước ngoài bởi tổ chức, doanh nghiệp có liên quan đến Rohto Việt Nam, thì Rohto Việt Nam sẽ tuân thủ với các quy định về chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.
     Personal data is stored in a database system under ownership of Rohto Vietnam located within the territory of the Socialist Republic of Vietnam. In case personal data is stored abroad by organizations or businesses related to Rohto Vietnam, Rohto Vietnam shall comply with regulations on transferring personal data abroad.
   • Dữ liệu cá nhân được thu nhập thông qua trang thông tin điện tử, website, ứng dụng, mạng xã hội của Rohto Việt Nam, thì dữ liệu cá nhân có thể được lưu trữ tạm thời bởi các công cụ lưu trữ dữ liệu mà máy chủ có thể truy lại.
     Personal data is collected through Rohto Vietnam’s websites, applications, and social networks, it may be temporarily stored by data storage tools that server can retrieve. 
3. Đối với hoạt động phân tích và mã hóa dữ liệu cá nhân:
   As for the analysis and encryption activities of personal data:
   
   
   • Việc phân tích dữ liệu cá nhân được thực hiện theo các quy trình nội bộ của Rohto Việt Nam phù hợp với quy định pháp luật và có cơ chế giám sát về bảo mật dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin.
     Personal data analysis is carried out according to Rohto Vietnam’s internal processes in accordance with legal regulations and is under a monitoring mechanism on data security and information security.
   • Dữ liệu cá nhân thu thập được mã hóa theo các tiêu chuẩn mã hóa phù hợp khi cần thiết trong quá trình lưu trữ hoặc chuyển giao (nếu có) dữ liệu cá nhân, để đảm bảo các dữ liệu được bảo vệ, xác thực, toàn vẹn và không thể bị thay đổi sau khi đã được gửi đi.
     Collected personal data is encrypted according to appropriate encryption standards when necessary during the storage or transfer (if any) of personal data, to ensure that the data is protected, authenticated, intact and cannot be altered once sent. 
4. Đối với hoạt động xóa không thể khôi phục dữ liệu cá nhân
   As for the permanent deletion activities of personal data:
   
   
   • Dữ liệu cá nhân của Chủ Thể Dữ Liệu sẽ được Rohto Việt Nam và/hoặc bên xử lý dữ liệu cho Rohto Việt Nam và/hoặc đơn vị thứ ba được phép xử lý dữ liệu cá nhân xóa không thể khôi phục trong các trường hợp sau:
     The Data Subject’s personal data shall be permanently deleted by Rohto Vietnam and/or data processors of Rohto Vietnam and/or third units authorized to process personal data in the following cases:
   • Việc xử lý dữ liệu không đúng mục đích hoặc đã hoàn thành mục đích xử lý dữ liệu cá nhân mà đã được Chủ Thể Dữ Liệu đồng ý theo Chính Sách này.
     The processing of data is not for the right purpose or has completed the purpose of processing personal data that has been agreed to by the Data Subject in accordance with this Policy.
   • Việc lưu trữ dữ liệu cá nhân không còn cần thiết với hoạt động của Rohto Việt Nam/bên xử lý dữ liệu cho Rohto Việt Nam/đơn vị thứ ba.
     Storage of personal data is no longer necessary for the activities of Rohto Vietnam/data processor of Rohto Vietnam/third units.
   • Rohto Việt Nam/bên xử lý dữ liệu cho Rohto Việt Nam/đơn vị thứ ba bị giải thể hoặc không còn hoạt động hoặc tuyên bố phá sản hoặc bị chấm dứt hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.
     Rohto Vietnam/data processor for Rohto Vietnam/third unit is dissolved or no longer operate or declare bankruptcy or terminate their business activities in accordance with the law.

10.3. Đối với các hoạt động xử lý dữ liệu khác không được liệt kê tại Điều 10.2 Chính Sách này, bao gồm: ghi, xác nhận, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu cá nhân hoặc các hành động khác có liên quan được xem là hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân sẽ được Rohto Việt Nam áp dụng cách thức phù hợp theo quy định của pháp luật.
As for other data processing activities not listed in Article 10.2 herein, including: recording, confirmation, rectification, disclosure, combination, access, traceability, retrieval, decryption, copying, sharing, transmission, provision, transfer, deletion, destruction or other relevant activities that are considered personal data processing activities which shall be carried out by Rohto Vietnam in a method in line with the laws.

ĐIỀU 11. CẬP NHẬT, SỬA ĐỔI VÀ BỔ SUNG CHÍNH SÁCH
ARTICLE 11. AMENDMENTS TO THE POLICY

Tại bất kỳ thời điểm nào, Rohto Việt Nam có quyền sửa đổi, bổ sung thêm, cập nhật hoặc điều chỉnh Chính sách này. Những thay đổi, bổ sung, cập nhật sẽ được Rohto Việt Nam thông báo qua email và/hoặc đăng tải trên các trang truyền thông, thông tin của Công ty hoặc phương thức thức khác mà Rohto Việt Nam nhận thấy là phù hợp và sẽ có hiệu lực ngay vào thời điểm thông báo hoặc đăng tải.
As from time to time, Rohto Vietnam reserves the right to amend, update this Policy. Such amendments and updates shall be notified by Rohto Vietnam via email and/or posted on the Company’s media and information pages or other means that Rohto Vietnam considers appropriate and shall takes effect immediately at the time of notification or posting.

ĐIỀU 12. LIÊN HỆ VỚI BỘ PHẬN CHUYÊN TRÁCH VỀ VIỆC XỬ LÝ VÀ BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN
ARTICLE 12. CONTACT WITH THE DEPARTMENT OF PERSONAL DATA PROCESSING AND PROTECTION

Để thực hiện các quyền của mình, hay khi có nhu cầu trao đổi với Rohto Việt Nam liên quan đến nội dung của Chính Sách, Chủ Thể Dữ Liệu hoặc người có liên quan vui lòng liên hệ với Rohto Việt Nam theo một trong các cách thức sau:
To exercise the rights, or when needing to communicate with Rohto Vietnam regarding the Policy, Data Subjects or related persons please contact Rohto Vietnam in one of the following ways:

• đến trực tiếp văn phòng của Rohto Việt Nam tại Lầu 18, Phòng 1808 Saigon Trade Center - 37 Tôn Đức Thắng, P. Bến Nghé, Q.1, TP.HCM;
  visit directly Rohto Vietnam’s office at Floor 18, Room 1808 Saigon Trade Center - 37 Ton Duc Thang, Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City;
• gọi tới số đường dây nóng (84-28) 3822 9322; hoặc
  call the hotline (84-28) 3822 9322; or
• gửi email đến địa chỉ enquiries@rohto.com.vn để được hướng dẫn.
  send an email to enquiries@rohto.com.vn for instructions.